주변 ‘일잘러’들을 떠올려 볼까요? 의외로 일 잘하기로 소문난 사람은 미간에 주름을 세우고 죽기 살기로 하지 않습니다. 배영하듯 힘을 빼고 일하죠. 편하고 빠르게 일하는 그들의 비밀(?)은 무엇일까요. 사원·대리라면 더욱 와 닿을 네 가지 노하우를 소개합니다.

Solution 1 ‘성과가 나는 일’을 1순위로
업무의 우선순위를 매기는 기준을 ‘업무가 나와 잘 맞는가’ ‘성과가 잘 나는 일인가’라는 두 가지 기준으로 재정리해봅시다. ‘잘 맞는 일’은 굳이 의식하지 않아도 남들보다 내가 더 빠르고 편하게 처리할 수 있습니다. ‘성과가 나는 일’은 말 그대로 업무 평가가 좋고 눈에 띄는 성과가 나는 일을 뜻합니다. 만약 일의 우선순위에 이 두 가지를 1순위로 두지 않는다면, 다른 이의 ‘긴급도’에 휘둘리기만 할 것입니다. 두 가지 일 다음으로 우선순위를 높여야 할 업무는 ‘잘 맞지만 성과가 나지 않는 일’입니다. 업무 시간의 10%는 이 일을 하는 데 투자해 성과가 나는 일로 만든다면 당신에게 가장 강력한 무기가 될 겁니다.

Solution 2 자신의 상황을 고려해 일 맡아야
특히 사원·대리급에서는 개인이 정한 업무 스케줄대로 진행되지 않는경우가 많습니다. 상사나 동료, 유관부서의 협조 요청이 잦기 때문이죠. 피할 수 없다면 모든 업무 스케줄을 자신이 주도하는 것이 더 효율적입니다. 만일 회의시간을 잡는다면 “다음 미팅은 ○월 ○일 오후 1시 어떠신가요?”라고 먼저 당신이 편한 일정을 제시합니다. 일을 잘하는 사람일수록 주도적으로 일정을 제시하는 경향이 있습니다.
상사, 거래처, 유관부서는 당신의 상황이 어떻든 개의치 않고 업무를 부탁할 겁니다. 시간적인 여유가 있을 때라면 상관없지만, 업무 의뢰는 꼭 바쁠 때 몰립니다. 이때 영리하게 거절할 줄도 알아야 합니다. 우선 거절하기 전에는 “알겠습니다. 언제까지 하면 될까요?”라고 대답합니다. 그다음 자신의 상황을 점검해 보고 일정이 안 되는 이유를 설명하며 거절하는 거죠. 일명 ‘Yes, But 화법’입니다. 의뢰자가 부탁한 일을 할 수는 있지만 당장 어려운 경우, “지금 하는 일을 끝내고 시작하면 오후 ○시쯤 완성할 수 있을 것 같은데, 그때까지 해도 괜찮은가요?”라고 자신의 상황을 전한 다음, 부탁받은 일을 언제까지 완성할 수 있다고 역으로 말하는 겁니다.
직속상사가 업무를 지시한다면, 일을 맡는다는 가정하에 업무 우선순위와 역할 분담을 역으로 제안합니다. “지금 말씀하신 업무를 먼저 처리하겠습니다. 이 중 자료는 내일 낮 3시쯤 확인해 준다고 하셨는데, 최종 납기가 이틀 뒤여서 시간이 조금 촉박합니다. 자료는 오늘 퇴근하기 전까지 완성해서 드릴 수 있을 것 같은데, 내일 오전 중에 피드백해 주실 수 있을까요?”라는 식으로 최선책을 제안하는 거죠. 그러면 상사는 당신의 상황을 고려해 해당 업무를 당신에게 의뢰하는 게 베스트인지 다시 한번 생각해볼 겁니다.

Solution 3 60%의 완성도로 확인받기
최선을 다한 업무 결과를 상사에게 보고했음에도 퇴짜를 받은 경험이 한 번쯤은 있을 것입니다. 이는 상사가 생각하는 방향성과 맞지 않아서일 확률이 높습니다. 업무를 60% 정도 진행했을 때 방향성과 내용을 확인받는 것은 어떨까요. 일을 뒤엎고 처음부터 다시 해야 하는 불상사를 막을 수 있을 것입니다. 단, 상사에게 60%의 완성도라고 천진한 얼굴로 말해버리면 “제대로 완성한 걸 가져와!”라고 퇴짜를 맞을 수 있습니다. 조사 및 분석 내용은 그때그때 알리고 서류는 초안 형태로 작성해 확인받는 거죠. 상사도 확인받으러 온 부하 직원에게 퇴짜를 놓지는 않을 것입니다. 또한 업무를 지시한 상사조차 어떤 결과물이 나올지 가늠하지 못하는 상황이라면 60% 완성도의 보고가 특히 효과적입니다. 상사라고 늘 정답을 갖고 있지 않기 때문에 형태만 갖춰지면 본질에 깊이 다가갈 수 있습니다.

Solution 4 직장인은 누구나 4단계를 거친다
직장인은 보통 4단계에 거쳐 성장합니다. ① 특정 업무를 처음 맡은 당신이라면 상사나 선배에게 시범을 보여 달라고 부탁합시다. 어떻게 작업해야 하는지 구체적으로 확인하고 배우면서 업무를 완성하는 것입니다. ② 업무에 조금 익숙해진 단계로 실수가 가장 많을 때입니다. 상사나 선배는 ‘직접 해보았으니 괜찮겠지’라고 당신에게 약간의 기대를 걸 테고, ‘당신은 이렇게 하는 것이 맞는 걸까?’라는 딜레마에 사로잡힙니다. 이때는 “혹시나 해서 말인데요”라고 말을 꺼내 자신의 언어로 업무 내용과 중요한 부분을 확인하는 것이 좋습니다. 결과물을 망치는 것보다 해야 할 일이 무엇인지 명확하게 이해하는 것이 우선입니다. ③ 몇 차례 같은 업무로 성과를 냈고 자신감이 붙었지만 중요한 부분을 짚고 넘어가지 않으면 여전히 불안한 시기입니다. 이 단계에서는 상사나 선배와 함께 중요한 부분을 체크하면서 업무를 진행해 봅시다. “이 부분이 중요한 것 같은데, 한번 살펴봐 주시겠어요?”라고 완성도와 납기를 확인하는 식이죠. ④ 이제, 홀로 설 때입니다. ‘이제 괜찮아!’라는 자신감이 스스로 생겼다면 “제게 맡겨 주세요”라고 말해 봅시다. 상사도 신뢰를 하고 일을 맡길 겁니다.

자료제공= <직장 생활 힘 빼기의 기술>(북클라우드)